Siapa yang menganggap komunikasi itu penting?
Karena saya menganggap komunikasi itu penting, makanya pas Akber Jogja bikin kelas Communication Skill saya langsung tertarik mau ikutan. Apalagi yang ngajar mbak Lusy Laksita, seorang Presenter, MC yang juga pemilik Lusy Laksita Broadcasting School.
Ini juga bukan kali pertama saya ikut kelasnya Mbak Lusy. Sekitar 6 tahun yang lalu saya dan teman-teman Trainer Campus Entrepreneur UGM secara khusus belajar public speaking ke Mbak Lusy.
Di tulisan kali ini saya akan share materi Communication Skill.
Dalam komunikasi ada 3 aspek: Pengirim Pesan, Pesan, dan Penerima Pesan. Temen2 yang memakai jilbab sudah mengkomunikasikan dirinya, bahwa dia adalah seorang muslimah tanpa perlu berbicara. Itu sedang mengirimkan pesan. Atau pakai seragam itu juga sudah mengirimkan pesan. Kalau berkunjung ke kantor tidak boleh pakai sandal, apalagi pakai sandal jepit. Karena kalau kita pakai sandal jepit kita tidak sedang mengkomunikasikankalau kita mau ke kantor, tapi ke toilet. Yang penting adalah penyampaian pesan.
Komunikasi pada dasarnya dibagi 2, komunikasi verbal dan komunikasi non verbal. Komunikasi non verbal lebih banyak 60% sehingga komunikasi non verbal ini akan sangat berpengaruh pada komunikasi. Sementara komunikasi verbal itu hanya 40%. Sedikit, sehingga kadang-kadang ada mis-komunikasi karena komunikasi non verbal tidak mendukung komunikasi verbal.
Apa sih komunikasi verbal itu? Komunikasi verbal adalah komunikasi yg menggunakan kata-kata. Bisa bahasa tutur (berbicara) atau Bahasa Tulis (pakai email, sms, surat).
Komunikasi non verbal: menggunakan tanda. Bisa gerakan tubuh, gerakan tangan, gerakan mata. Misal ada orang yang menatap dari atas ke bawah, itu mengkomunikasikan kalau dia sedang menilai kita. Atau orang tua kalau marah diam aja tapi dilihatin terus. Mimik dan ekspresi kita kalau ketemu orang “Hai…selamat ya…” tapi mimiknya ngucapin selamat nggak? Non verbal itu lebih banyak karena tubuh kita sikap kita berbcara terlebih dahulu. Misal Customer Service bilang “Selamat sore, terimakasih, selamat datang” tapi mimiknya menunjukkan nggak?
Kenapa kita harus mempelajari komunikasi non verbal? karena komunikasi non verbal itu lebih banyak sebab tubuh kita berbicara terlebih dahulu. Itulah kenapa kita harus berhati2 dengan komunikasi non verbal.
Misal “Hai” dengan ekspresi sumringah, tubuh sudah berbicara.
Yang penting lagi komunikasi non verbal bisa dapat dikombinasikan dengan komunikasi verbal untuk menguatkan pesan. Kalau bilang selamat pagi ya badannya juga selamat pagi, pipinya selamat pagi juga, jangan mulutnya tok yang bilang selamat tapi badannya nggak bilang selamat pagi.
Jangan mengabaikan mis-komunikasi yaa. Mis komunikasi itu fatal sekali.
***
Dalam komunikasi efektif ada 6 hal yg harus diperhatikan: 5W 1H. Kalau kita sudah memperhatikan 6 hal ini maka kita bisa berkomunikasi efektif.
WHO (siapa) Kita harus ngerti dengan siapa kita berbicara. Kepada siapa pesan disampaikan. Teman itu karakternya macem2, yang satu bisa ditegur dengan becanda, yang lain belum tentu.
Lalu latar belakang penerima pesan. Usia. Kalau dengan anak2 jangan menggunakan istilah atau kata-kata yang tidak dimengerti mereka. Iramanya pun juga lain “Halo adik-adik apa kabar? bobok yuk” Kalau dengan orang2 yg dewasa iramanya lain lagi.
Budaya, bukan bermaksud SARA tapi budaya juga mempengaruhi. Misal kenapa kalo ngomong sama orang Jogja tuh lamaa banget. Orang Batak ngomong halus nggak halus sama aja, mau ngomong pelan ya sulit. Lalu intelektualitas si penerima pesan juga kita harus ngerti. Seringkali ada ucapan “Koyo cah ra sekolah.” Orang menganggap orang yg bersekolah itu bsa diajak berkomunikasi. Atau “Sarjana kok kayak gitu.” Karena orang menganggap kalau sarjana itu bisa berkomunikasi dengan lebih baik. Kita harus tahu orang satu per satu karena orang itu beda-beda lho. Sama si A ngomongnya gimana, sama si B ngomongnya gimana, beda-beda. Satu keluarga itu aja beda-beda.
Juga dalam hal marketing. Misal mau bicara dengan klien, kita harus ngerti karakter klien. Kesalahan telemarketing adalah dia tidak tahu dengan siapa berbicara. Males juga kan kalau ditelpon langsung nyerocos “Halo selamat pagi ini dari pt…bla…bla….” Beda dong sama kalimat “Halo bu lusy lagi ngajar ya?'” Cari tahu juga kesukaan orang. O, orangnya ini suka sepakbola, suka sepeda, seka warna merah dan lain sebagainya.
WHAT (apa) Kita harus ngerti kemampuan penerima pesan. Satu per satu orang berbeda dalam menerima pesan. Ada yg kalau ditanyain merasa dituduh: “aku nggak lho….aku nggak”. Karena kemampuan penerima pesannya tidak bagus. Lalu isi pesan itu apa. Kemudian media untuk menyampaikan pesan. Apa media yang digunakan? telepon, email, sms? Misal sms gak nyampe, paling gampang nyalahin providernya. Kalau penting ditelpon-lah… jangan pake bbm atau sms. Kalau tertulis itu penerimaannya bisa salah, karena cenderung menurut perasaan, menurut suasana hati. Misal udah panjang lebar nulis sms, jawabanyya cuman oke. Mending kalau nulisnya oke, lha kalau nulisnya ok (wkwkwwkwk). Lha ekspektasinya kan jawabannya panjang. Tertulis itu tanda bacanya, huruf besarnya juga harus diperhatikan.
WHY (kenapa) Latar belakangnya. Seberapa penting pesan itu disampaikan. Urgent nggak? Mengapa pesan itu disampaikan?
WHEN (kapan) Kapan waktu yg tepat untuk menyampaikan pesan. Kapan waktu yg tepat bagi penerima untuk menerima pesan. Karena belum tentu waktunya sama. Keduanya harus sama. Dua2nya harus tepat. Kapan yg paling enak minta duit ya? misal ayah habis olahraga, tungguin dulu. Seger baru dimintai duit. Jangan pas ayah pulang kerja wajahnya kusut langsung dimintai duit, kira2 dikasih nggak? Kita harus ngerti waktu yg tepat untuk menyampaikan pesan dan menerima pesan.
HOW (bagaimana) Bagaimana cara menyampaikan pesan, supaya pesan dapat dimengerti dan dipahami oleh penerima pesan. Bagamana caranya? melalui media tulis, melalui telpon, atau ketemu langsung “kita ketemu aja yaa”
WHERE (dimana) tempat penyampaian pesan, lalu posisi antara pengirim pesan dan penerima pesan. Kenapa orang ngobrol2 pas sehabis makan? karena perutnya kenyang, seneng. “yuk ngobrol sambl ngopi2” supaya sambil ngobrol, sambil relax enak ngomongnya.
Komunikasi non verbal: kontak mata, sikap tubuh, pesan tubuh, jarak antar tubuh.
Kontak mata perhatikan kalau kita sedang berkomunikasi. Yang dilihat bukan mata tapi T-zone, jarak antara 2 mata. kalau melihat langsung mata dan mata itu namanya intimidasi. Kalau orang bertanya mencari kejujuran, baru melihat ke mata. Sikap tubuh akan memberikan pesan. Sikap duduk, sikap berdiri, sikap berjalan itu juga mengkomunikasikan kita.
Komunikasi verbal tulis. Memberikan kesempatan untuk mencerna lebih lanjut dan mengerti pesan dengan cara membaca ulang. dapat menjangkau jarak lebih jauh dan pembaca yang banyak. Tanda bacanya diperhatikan. Tanda baca kalau tanya (???) ya satu saja. kalau banyak kesannya harus segera dijawab. karena kita harus tahu apalagi kalau hubungannya dgn klien. Verbal lisan pesan disampaikan langsung (berbicara). Verbal lisan mengandung unsur berbicara dan mendengar.
Hambatan berkomunikasi: Penyebabnya: pengirim pesan, pesan dan penerima pesan. Pengirim pesan tempo terlalu cepat, artikulasi, pengaruh emosi, pengaruh harapan, atau komunikasi non verbal yg kurang tepat. Orang yang terpengaruh emosi tidak boleh berkomunikasi. Harus tenangkan diri dulu.
image from twitter @ichaariesha